Whistleblowing

Společnost O2 IT Services s.r.o. („O2 ITS“) má zaveden vnitřní oznamovací systém k předání podnětu o možném protiprávním jednání, který se jí bezprostředně týká. Oznamovateli, který splní podmínky pro podání oznámení dle zákona č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů, je zaručena ochrana.

I. K čemu vnitřní oznamovací systém neslouží?

K řešení obecných požadavků, pro které má O2 ITS zřízeny samostatné kanály obecné dotazy a požadavky

II. Kdo může učinit oznámení?

Informaci o protiprávním jednání může kromě zaměstnance oznámit zejména stážista či dobrovolník, uchazeč o zaměstnání, stáž či dobrovolnickou činnost u O2 ITS a dále dodavatel podle § 2 odst. 3 písm. j) zákona o ochraně oznamovatelů (včetně osob samostatně výdělečně činných) nebo jeho zástupce, správce svěřenského fondu, osoba vykonávající práva spojená s účastí v O2 ITS a člen voleného orgánu O2 ITS (dále jen jako „oznamovatel“).

III. Jak vnitřní oznamovací systém funguje?

Vnitřním oznamovacím systémem O2 ITS můžete učinit oznámení prostřednictvím formuláře pro učinění oznámení nebo v listinné podobě (písemně), prostřednictvím telefonu a na žádost osobně.

Použití formuláře pro oznámení je nejvhodnější a nejefektivnější. O přijetí oznámení a jeho řešení budete informováni, ledaže výslovně sdělíte, že informovat nechcete.

Pokud nelze využít písemného oznámení, můžete oznámení učinit telefonicky prostřednictvím telefonního čísla uvedeného v kapitole Kontakt na příslušnou osobu, a to vždy (s výjimkou státních svátků a dnů pracovního klidu) v pondělí a ve středu v době od 13 – 17 hod. Před podáním ústního oznámení si prosím připravte zejména, co má být předmětem oznámení, v čem spatřujete porušení protiprávní jednání, jak Vás může příslušná osoba kontaktovat pro potvrzení/doplnění oznámení a informování o přijetí a průběhu řešení oznámení. Na telefonní lince můžete učinit oznámení – buď můžete se souhlasem nahrát oznámení do hlasové schránky – a to i mimo uvedené časové období. Pokud nesouhlasíte s pořízením nahrávky, je třeba, aby si pověřená osoba činila poznámky a správně zaznamenala obsah oznámení. Proto je možné, že hovor bude trvat delší dobu. Oznamovateli bude vždy umožněno vyjádřit se k nahrávce či k záznamu a vyjádření bude k nahrávce či záznamu následně přiloženo.

Při osobním oznámení a se souhlasem oznamovatele pořídí příslušná osoba zvukovou nahrávku, nebo záznam zachycující podstatu ústního oznámení. Oznamovateli bude umožněno vyjádřit se k nahrávce či k záznamu a vyjádření bude k nahrávce či záznamu následně přiloženo.

Vezměte prosím na vědomí, že jakékoliv zlomyslné, nebo jiné volání, které nesplňuje účel oznámení protiprávního jednání, je zakázané. V případě zneužití telefonní linky sloužící pro učinění oznámení bude O2 ITS takového volající postihovat, a to v souladu s obecně závaznými právními předpisy.

Pokud nemůžete učinit oznámení jinými způsoby, zašlete prostřednictvím formuláře pro učinění oznámení žádost o osobní setkání s příslušnou osobou, za účelem učinění oznámení. V žádosti na sebe prosím zanechte kontakt, kterým Vás bude po doručení žádosti v přiměřené lhůtě, nejdéle však do 14 dnů ode dne, kdy o to požádáte, kontaktovat příslušná osoba s návrhem termínů schůzky. Při osobním oznámení a se souhlasem oznamovatele pořídí příslušná osoba zvukovou nahrávku, nebo záznam zachycující podstatu osobního oznámení. Oznamovateli bude umožněno vyjádřit se k nahrávce či k záznamu a vyjádření bude k nahrávce či záznamu následně přiloženo.

Vezměte prosím na vědomí, že pokud si s pověřenou osobou sjednáte schůzku, které se pak bezdůvodně nezúčastníte, nebo tato schůzka nebude ve skutečnosti sjednána za účelem oznámení protiprávního jednání, bude O2 ITS v souladu s obecně závaznými právními předpisy požadovat náhradu případně vzniklé škody z takovéto marně proběhlé schůzky.

IV. Co lze oznámit?

Oznamovatel (fyzická osoba) může vnitřním oznamovacím systémem oznámit a doložit O2 ITS informace o možném protiprávním jednání, které má znaky trestného činu, nebo má znaky přestupku, za který zákon stanoví sazbu pokuty, jejíž horní hranice je alespoň 100 000 Kč, nebo porušuje zákon o ochraně oznamovatelů, nebo jiný právní předpis nebo předpis Evropské unie (§ 2 odst. 1 písm. d) zákona o ochraně oznamovatelů), o jehož spáchání se oznamovatel dozvěděl v souvislosti s prací nebo jinou obdobnou činností pro O2 ITS.

V. Jak předat podklady?

Pokud máte k oznámení podklady, ze kterých se dá dovodit či prokázat protiprávní jednání, můžete je O2 ITS zaslat poštou, předat osobně do rukou pověřené osoby, případně budete k jejich zaslání vyzvání způsobem komunikace, který si zvolíte ve formuláři pro učinění oznámení.

VI. Je oznamovatel chráněn před případnými odvetnými opatřeními?

Ano. Oznamovatel nesmí být vystaven tzv. odvetnému opatření za to, že učinil oznámení. Stejně tak nesmí být vystaven odvetnému opatřením za to, že oznamovatel učinil oznámení ani nikdo z následujících osob:

1) osoba, která mu při zjišťování informací poskytla pomoc,
2) osoba jemu blízká,
3) jeho kolega či zaměstnanec,
4) osoba oznamovatelem ovládaná,
5) právnická osoba, ve které má oznamovatel účast, osoba ovládající, ovládaná nebo osoba ovládaná stejnou ovládající osobou,
6) právnická osoba, ve které má účast, nebo je členem jejího voleného orgánu,
7) osoba, pro kterou pracuje,
8) svěřenský fond, kterého je oznamovatel nebo právnická osoba podle předchozích bodů 5) a 6) zakladatelem nebo obmyšleným nebo osobou podle předchozích bodů 5) a 6), která zvýší majetek takového svěřenského fondu smlouvou nebo pořízením pro případ smrti;

(dále jen jako „osoba blízká“)

Práva na ochranu před odvetným opatřením se nelze vzdát.

O2 ITS je při aplikaci povinností a postupů limitována obecně závaznými předpisy týkajícími se ochrany osobních údajů (zejm. GDPR) a ochrany soukromí obecně (antidiskriminační zákon, Listina základních práv a svobod) v možnostech, jak zjišťovat, kdo je osobou podle tohoto článku. Dále je O2 ITS limitována i tím, že není-li k tomu důvod vyplývající z předpisů o dani z příjmů či veřejného pojištění, nemůže po oznamovateli požadovat výslovné uvádění seznamu „blízkých osob“, a to včetně jejich vztahu k němu. Pokud už je osoba uvádí (podle předpisů o dani z příjmů či veřejného pojištění), uvádí je za jiným účelem než pro účely zákona na ochranu oznamovatelů. Vztah k oznamovateli tedy musí být pro O2 ITS objektivně a snadno zjistitelný nebo známý; jinak nelze kroky vůči komukoli, o němž O2 ITS nemohla vědět, že se jedná o „osobu blízkou“ oznamovateli, považovat za odvetná opatření (jak jsou tyto popsány níže).

VII. Má ochrana oznamovatele hranice?

Ano. Zákaz odvetných opatření se nevztahuje na oznamovatele, který oznámil vědomě nepravdivé informace. S takovým podáním jsou naopak spojeny sankce cílené na jejich oznamovatele.

VIII. Co se považuje za odvetná opatření?

Negativní jednání vůči oznamovateli, které bylo vyvoláno oznámením, a které může oznamovateli nebo osobám blízkým způsobit újmu. Jde zejména o následující jednání:

a) rozvázání pracovního poměru nebo neprodloužení pracovního poměru na dobu určitou,
b) zrušení právního vztahu založeného dohodou o provedení práce nebo dohodou o pracovní činnosti,
c) odvolání z místa vedoucího zaměstnance,
d) uložení kárného opatření nebo kázeňského trestu,
e) snížení mzdy nebo odměny nebo nepřiznání nenárokové složky mzdy,
f) přeložení nebo převedení na jinou práci,
g) pracovní posudek,
h) neumožnění odborného rozvoje,
i) změna rozvržení pracovní doby,
j) vyžadování lékařského posudku nebo pracovnělékařské prohlídky,
k) výpověď nebo odstoupení od smlouvy,
l) zásah do práva na ochranu osobnosti.

IX. Co naopak odvetným opatřením není?

Oznamovatel nenabývá učiněním podání žádnou imunitu za případné porušení nebo neplnění vlastních povinností vůči O2 ITS. Za odvetné opatření je považováno jen takové opatření, které je vyvoláno oznámením (a je tedy nedůvodnou, neobjektivní a diskriminující odvetou).

X. Kdy není oznámením porušena oznamovatelova povinnost mlčenlivosti?

Pokud má oznamovatel oprávněné důvody domnívat se, že oznámení bylo nezbytné pro odhalení protiprávního jednání, nepovažuje se oznámení za porušení bankovního tajemství, smluvní povinnosti mlčenlivosti, povinnosti mlčenlivosti podle daňového řádu ani povinnosti zachovávat mlčenlivost podle jiných právních předpisů upravujících práci oznamovatele.

XI. Kdy naopak může být oznámením porušena oznamovatelova povinnost mlčenlivosti?

Oznamovatel má vždy povinnost zachovat ochranu utajovaných informací podle zvláštních právních předpisů a informací, jejichž vyzrazení by zjevně mohlo ohrozit probíhající trestní řízení nebo ochranu zvláštních skutečností podle zákona upravujícího krizové řízení. Oznámením narušujícím tuto ochranu porušuje oznamovatel zákon. Stejně tak v případě, kdy zjišťováním informací pro oznámení byl spáchán trestný čin.

XII. Náleží oznamovateli ochrana, když oznámení uveřejní?

Ano, ale pouze v případě, že oznamovatel:

1. podal oznámení prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému a ministerstvu nebo pouze ministerstvu a ve lhůtách stanovených zákonem o ochraně oznamovatelů nebylo přijato vhodné opatření, zejména příslušná osoba neposoudila důvodnost oznámení, povinný subjekt nepřijal k předejití nebo nápravě protiprávního stavu jiné vhodné opatření, nebo státní zaměstnanec neposoudil oznámení podle příslušného ustanovení zákona o ochraně oznamovatelů,
2. má oprávněný důvod se domnívat, že protiprávní jednání uvedené v oznámení může vést k bezprostřednímu nebo zjevnému ohrožení vnitřního pořádku nebo bezpečnosti, života nebo zdraví, životního prostředí nebo jiného veřejného zájmu nebo ke vzniku nenapravitelné újmy, nebo
3. má oprávněný důvod se domnívat, že v případě podání oznámení ministerstvu existuje vzhledem k okolnostem případu zvýšené riziko, že budou on nebo osoba blízká vystaveni odvetným opatřením nebo že je ohrožen příslušný postup podle zákona o ochraně oznamovatelů.

XIII. Kdo bude oznámení vyřizovat?

Příslušná osoba podle zákona o ochraně oznamovatelů. Příslušná osoba zejména:

1. přijímá a posuzuje důvodnost oznámení,
2. navrhuje O2 ITS opatření k nápravě nebo předejití protiprávnímu stavu v návaznosti na podané oznámení, ledaže by tímto postupem mohlo dojít k prozrazení totožnosti oznamovatele nebo osob blízkých,
3. zachovává mlčenlivost o skutečnostech, o kterých se dozvěděl při výkonu své činnosti v souvislosti s vyhodnocováním oznámení.

Funkci příslušné osoby vykonává v O2 ITS Compliance officer společnosti O2 Czech Republic a.s.

XIV. Jaký je kontakt na příslušnou osobu?

Příslušnou osobu lze kontaktovat prostřednictvím formuláře pro učinění oznámení.

telefon: +420 271 464 003

adresa: O2 IT Services s.r.o., Příslušná osoba podle z. č. 171/2023 Sb., Za Brumlovkou 266/2, Praha 4 - Michle, PSČ 14022

XV. Kdo se s oznámením seznámí?

Pouze příslušná osoba se smí seznámit s původním a plným zněním oznámení a zajistí, aby údaje a informace spojené s oznámením nebyly dále zpřístupněny, pokud jich není zapotřebí pro prošetření oznámení. Příslušná osoba neposkytne informace, které by mohly zmařit nebo ohrozit účel podávání oznámení. Informace o totožnosti oznamovatele a osoby blízké lze poskytnout výhradně s jejich písemným souhlasem, ledaže je O2 ITS povinna tyto údaje (včetně údajů v oznámení) poskytnout orgánům veřejné moci dle obecně závazných právních předpisů. O předání informací orgánům veřejné moci včetně zdůvodnění musí být oznamovatel předem vyrozuměn. Oznamovatel je oprávněn se k předání vyjádřit.

XVI. Bude oznamovatel vyrozuměn o prošetřování oznámení?

Oznamovatel má právo být písemně vyrozuměn o:

1. přijetí oznámení příslušnou osobou do 7 dnů ode dne jeho přijetí, ledaže oznamovatel výslovně požádal, aby o přijetí oznámení vyrozuměn nebyl, nebo je zřejmé, že vyrozuměním o přijetí oznámení by došlo k prozrazení totožnosti oznamovatele;
2. výsledcích posouzení důvodnosti oznámení do 30 dnů ode dne přijetí oznámení, kdy v případech skutkově nebo právně složitých lze tuto lhůtu prodloužit až o 30 dnů, nejvýše však dvakrát. O prodloužení lhůty a důvodech pro její prodloužení je příslušná osoba povinna oznamovatele písemně vyrozumět před jejím uplynutím, ledaže oznamovatel výslovně požádal příslušnou osobu, aby ho o prodloužení lhůty a důvodech pro její prodloužení nevyrozumívala;
3. skutečnosti, že oznámení není oznámením dle zákona o ochraně oznamovatelů, o tom má být oznamovatel vyrozuměn bez zbytečného odkladu;
4. přijatém opatření, o kterém je oznamovatel vyrozuměn neprodleně ledaže oznamovatel výslovně požádal příslušnou osobu, aby ho o přijatém opatření nevyrozumíval;
5. nedůvodnosti oznámení dle vyhodnocení O2 ITS, která na základě skutečností uvedených v oznámení a všech známých okolnostech neshledala podezření ze spáchání protiprávního jednání, nebo shledala, že oznámení se zakládá na nepravdivých informacích. Při tomto vyrozumění musí být oznamovatel poučen o právu podat oznámení u orgánu veřejné moci (čl. XVIII. níže).

Dále může být oznamovatel (pokud sdělil své kontaktní údaje) kdykoliv v průběhu prošetřování podnětu kontaktován příslušnou osobou s výzvou k doplnění oznámení v případě, že oznámení není srozumitelné nebo schází dostatečně konkrétní informace anebo doklady, které umožňují prověření uváděných tvrzení.

XVII. Musí být oznámení evidováno a uchováno?

Ano, O2 ITS je dle zákona o ochraně oznamovatelů povinna vést po dobu 5 let ode dne jeho přijetí v elektronické podobě evidenci údajů o přijatých oznámeních v rozsahu:

1. datum přijetí oznámení,
2. jméno, příjmení, datum narození a kontaktní adresa oznamovatele, nebo jiné údaje, z nichž je možné dovodit totožnost oznamovatele, jsou-li O2 ITS tyto údaje známy,
3. shrnutí obsahu oznámení a identifikace osoby, proti které oznámení směřovalo, je-li O2 ITS její totožnost známa,
4. datum ukončení posouzení důvodnosti oznámení příslušnou osobou a jejich výsledek.

Do této evidence má přístup výhradně příslušná osoba.

XVIII. Kde se dozvím více o problematice ochrany oznamovatelů? Lze učinit oznámení i jinak?

Na webových stránkách Ministerstva spravedlnosti ČR. Oznámení lze kromě Ministerstva spravedlnosti učinit orgánu veřejné moci příslušnému podle jiného právního předpisu nebo přímo použitelného předpisu Evropské unie.